Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych jest Serafin Conseil Adrian Serafin, os. Oświecenia 54/39, 31-636 Kraków, NIP 6751310425, REGON 123016520 (dalej: „my”). Kontakt w sprawach danych osobowych: kontakt@domknijsprawy.pl.

2. Jakie dane zbieramy

• Odpowiedzi z listy spraw: kim była dla Ciebie zmarła osoba, data śmierci, jej sytuacja zawodowa, rodzaje majątku i umów oraz informacja o testamencie. Na tej podstawie wyliczamy sprawy i terminy.
• Adres e-mail: gdy prosisz o wysłanie listy, zakładasz Konto albo zgadzasz się na przypomnienia. Zapisujemy też, czy jest zgoda na przypomnienia, oraz parametry kampanii lub kod partnera (np. zakładu pogrzebowego) z linku, przez który trafiasz do Serwisu.
• Teczka: nazwa teczki, odpowiedzi z listy, statusy spraw.
• Nasze sprawy: jeśli porządkujesz sprawy zawczasu, zapisujemy to, co wpiszesz w teczce: dane osobowe do pism (imię i nazwisko, PESEL, adres, numer dowodu, e-⁠mail), spis kont, polis, kredytów, nieruchomości, pojazdów, umów, kontaktów i miejsc przechowywania dokumentów, życzenia oraz stan przygotowań. To dane osoby żyjącej, więc chronimy je jak wszystkie dane osobowe; wpisuj je za jej wiedzą. Nie przechowujemy haseł, PIN-ów ani kodów. Raz w roku przypominamy e-⁠mailem osobom w teczce o jej przejrzeniu. Po przełączeniu teczki na formalności po śmierci dane ze spisu trafiają do pism.
• Karteczki i rozmowy przy sprawach: notatki i wiadomości, które osoby w teczce piszą przy sprawach, z imieniem autora i datą. Widzą je tylko osoby w teczce; własną wiadomość i karteczkę autor może poprawić albo usunąć. Zapisujemy też, do której wiadomości każda osoba przeczytała rozmowę, a gdy ktoś ma teczkę otwartą, pozostałe osoby widzą to na żywo (tego nie zapisujemy). Jeśli wiadomość czeka nieprzeczytana, wysyłamy zbiorczy e-⁠mail z jej treścią, najwyżej raz na kilka godzin; takie e-⁠maile wyłączysz w teczce albo linkiem w wiadomości. Rozmowy usuwamy razem z teczką.
• Dane do pism: to, co wpisujesz w formularzu pisma, np. Twoje imię i nazwisko, adres, telefon, numer konta do wypłaty; dane zmarłej osoby (imię i nazwisko, PESEL, data śmierci); nazwy instytucji, numery umów, polis i faktur. Zapisujemy je, żeby nie trzeba było wpisywać ich ponownie w kolejnym piśmie.
• Skany dokumentów: jeśli zlecasz wysyłkę listu, dodajesz skan albo zdjęcie dokumentu (np. odpisu aktu zgonu), którego kopię wkładamy do koperty. Przechowujemy go w teczce do kolejnych listów; widzą go tylko osoby w teczce i możesz go usunąć w każdej chwili.
• Wyciąg z konta: jeśli w pakiecie Złotym dodasz wyciąg, czytamy plik tylko na czas analizy i go nie zapisujemy. W teczce zostają znalezione pozycje: nazwa usługi lub firmy, kwota i daty płatności.
• Podpis: jeśli podpiszesz pismo w serwisie, zapisujemy obraz podpisu (bez danych o nacisku i tempie pisania), żeby wstawić go do kolejnych pism. Widzisz go tylko Ty i w każdej chwili możesz go usunąć w edytorze pisma.
• Zakupy: pakiet, kwota, metoda płatności i identyfikator płatności w Stripe. Danych karty nie widzimy: podajesz je bezpośrednio operatorowi płatności.
• Dane do faktury: imię i nazwisko albo nazwa firmy, NIP (przy fakturze na firmę) i adres. Dane firmy możemy pobrać po NIP z publicznej Białej Listy podatników VAT. Zapamiętujemy je, żeby przy kolejnym zakupie nie trzeba było ich wpisywać.
• Kody od firm: jeśli aktywujesz kod, zapisujemy, w której teczce i kiedy go użyto, oraz Twoje oświadczenie, że mieszkasz w Polsce. Firma, która kupiła kod, widzi tylko, że kod został aktywowany, bez danych z teczki. Jeśli firma wysłała Ci kod z naszego panelu, zapisujemy adres e-⁠mail, na który go wysłała, i datę wysyłki.
• Przypomnienia: dziennik wysłanych przypomnień (adres, sprawa, termin) i lista adresów wypisanych z przypomnień.
• Dane techniczne: logi serwera (m.in. adres IP i rodzaj przeglądarki) przechowywane przez dostawcę hostingu przez krótki czas, do celów bezpieczeństwa.

Dane zmarłych osób nie są danymi osobowymi w rozumieniu RODO, ale chronimy je tak samo jak Twoje. Jeśli wpisujesz do pisma dane innej żyjącej osoby (np. wynajmującego), rób to tylko w zakresie potrzebnym do pisma.

3. Po co i na jakiej podstawie

• Świadczenie usługi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO): przygotowanie i wysłanie listy spraw, prowadzenie Konta i Teczek, przygotowanie pism, obsługa zakupu i przypomnienia w ramach Pakietu.
• Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO): przypomnienia o terminach dla osób z bezpłatnej listy. Zgodę możesz cofnąć w każdej chwili linkiem w wiadomości, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
• Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO): wystawianie faktur, przesyłanie ich do KSeF, rozliczenia podatkowe i przechowywanie dowodów sprzedaży.
• Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): bezpieczeństwo Serwisu, ochrona przed nadużyciami (np. limit wysyłek na jeden adres), statystyki odwiedzin bez plików cookie, ustalenie i obrona roszczeń.

4. Komu powierzamy dane

Korzystamy z dostawców, którzy przetwarzają dane na nasze zlecenie i tylko w zakresie potrzebnym do działania Serwisu:

Faktury trafiają też do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) prowadzonego przez Ministerstwo Finansów, bo wymagają tego przepisy podatkowe.

Przekazanie danych do USA odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej w sprawie EU-US Data Privacy Framework albo standardowych klauzul umownych.

Nie sprzedajemy danych i nie przekazujemy ich partnerom (np. zakładom pogrzebowym). Partner, którego kod był w Twoim linku, nie widzi Twojej listy ani Teczki.

5. Jak długo przechowujemy dane

• Konto, Teczki, dane do pism i podpis: do czasu usunięcia Konta (podpis możesz usunąć wcześniej). Pojedynczą Teczkę możesz usunąć samodzielnie w panelu („Moje teczki”); usuwamy wtedy wszystkie jej dane i dodane dokumenty.
• Adres e-⁠mail i odpowiedzi z bezpłatnej listy: 13 miesięcy od wysłania listy, bo do tego czasu mijają wszystkie terminy, o których przypominamy. Potem usuwamy je automatycznie. Wcześniej usuniemy je na Twoją prośbę.
• Dane zakupów i faktur: 5 lat od końca roku podatkowego, zgodnie z przepisami podatkowymi.
• Dziennik przypomnień i lista wypisanych adresów: tak długo, jak to potrzebne, żeby nie wysłać przypomnienia drugi raz albo wbrew rezygnacji.

6. Twoje prawa

Masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przeniesienia, a także prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Wystarczy wiadomość na adres kontakt@domknijsprawy.pl.

Kopię danych z Teczki możesz w każdej chwili pobrać samodzielnie: na „Moje teczki” wybierz przy teczce „Pobierz archiwum (ZIP)”. W archiwum są lista spraw, pisma, dodane dokumenty i wszystkie dane Teczki w formacie do odczytu przez komputer.

Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez adresu e-⁠mail nie wyślemy listy ani nie założymy Konta, a bez danych do pisma nie przygotujemy pisma.

7. Pliki cookie i pamięć przeglądarki

• Pliki cookie logowania (nazwy zaczynające się od „sb-”): utrzymują Twoją sesję po zalogowaniu. Są niezbędne do działania Konta, więc nie wymagają zgody.
• Pamięć karty przeglądarki (sessionStorage): zapamiętuje postęp w liście spraw, żeby odpowiedzi nie przepadły po odświeżeniu strony. Znika po zamknięciu karty.
• Statystyki odwiedzin (Vercel Web Analytics): liczą wejścia na strony bez plików cookie i bez zapisywania czegokolwiek na Twoim urządzeniu.

Nie używamy reklamowych plików cookie, pikseli ani narzędzi śledzących. Dlatego Serwis nie wyświetla banera zgody na cookies.

8. Bezpieczeństwo

• Teczkę widzi wyłącznie jej właściciel: dostęp sprawdza baza danych przy każdym odczycie, nie tylko strona.
• Logujesz się jednorazowym kodem z e-⁠maila, więc nie ma hasła, które mogłoby wyciec.
• Połączenie z Serwisem jest szyfrowane, a płatności obsługuje w całości Stripe.

9. Zmiany polityki

Gdy zmienimy sposób przetwarzania danych, zaktualizujemy tę stronę i datę u góry. O istotnych zmianach poinformujemy e-⁠mailem osoby, które mają Konto.